Ростовский опыт

Как ПСР-подходы работают в социальной сфере

Можно ли с помощью ПСР улучшить систему школьного питания? А ускорить процесс выдачи займа предпринимателю или процесс подготовки к госпитализации? Упростить предоставление и получение социальных услуг? Рассказываем на примере Ростовской области, как Производственная система «Росатом», выйдя за пределы отрасли, работает в социальной сфере.

От АЭС — к школам и больницам

Опыт внедрения ПСР на предприятиях атомной отрасли насчитывает больше 10 лет — это огромное количество наработок, подготовленного персонала, успешных кейсов. В Ростовской области пионерами стали Ростовская АЭС, где производственная система применяется с 2009 года, и завод «Атоммаш» в Волгодонске — оба предприятия в последние годы уже не раз подтверждали статус «Лидер ПСР». Но в этом случае речь идет о крупнейших промышленных объектах, а насколько применимы ПСР-подходы там, где взаимодействие идет непосредственно с населением? В Ростовской области работа и в этом направлении ведется уже несколько лет, количество проектов, реализуемых в социальной сфере, за это время исчисляется сотнями — только к 2021 году их было 214. В текущем году в эту работу будут вовлечены все 55 муниципальных образований региона.

Первым городом Ростовской области, где бережливые подходы и технологии были перенесены в учреждения социальной сферы, стал Волгодонск. Надо отметить, что еще в 2018 году команда экспертов Росатома в рамках национального проекта «Производительность труда» (в котором госкорпорация участвует в качестве партнера) и программы развития производственной системы поставщиков Росатома начала работать на четырех заводах города — это «Атоммашэкспорт», «Атомспецсервис», Волгодонский комбинат древесных плит и изготовитель автозаправочных колонок «Топаз-сервис». Спустя год к работе подключился волгодонский завод «Полесье», который производит оборудование для атомной энергетики и металлургии, а также несколько предприятий еще из двух городов региона — Белой Калитвы и Каменск-Шахтинского.

В 2020 году в Ростовской области стартовала программа «Эффективный регион». Между руководителем региона Василием Голубевым и генеральным директором Росатома Алексеем Лихачевым был подписан протокол о реализации соглашения о сотрудничестве, которое предусматривало строительство в Волгодонске центра единоборств, внедрение системы «Эффективный муниципалитет» и ряд других шагов. Команда экспертов АО «ПСР» включилась в подготовку и реализацию проектов в социальных учреждениях города. «Было реализовано больше 10 проектов, в частности в лицее № 24, в городской поликлинике № 3, включая пункты вакцинации против COVID-19, в муниципальном строительном управлении, центре социального обслуживания населения, — рассказывает Евгений Дорофеев, руководитель проекта АО «ПСР». — Основными целями стали сокращение времени протекания процессов — в отдельных случаях до 50%, повышение производительности труда до 60% по отдельным процессам, например по увеличению площади уборки городских улиц без увеличения численности техники». Всего через год в Волгодонске было реализовано еще 15 ПСР-проектов. Проектный офис теперь работает в городской администрации на постоянной основе.

Как накормить тысячу детей

Один из ярких примеров внедрения ПСР в социальном учреждении — опыт волгодонского лицея № 24. Он был выбран в качестве пилотной организации в рамках реализации проекта «Эффективный муниципалитет». Первый ПСР-процесс учреждения касался места, напрямую не связанного с учебным процессом, но, безусловно, влияющего на его эффективность, — школьной столовой. Классы получили возможность предзаказа питания, был введен специальный график прибытия классов на завтраки и обеды, в самой столовой была проведена реорганизация пространства, в частности расширены проходы между столами, упорядочена линия раздачи, промаркированы столы и скамьи, что позволило осуществлять «адресную» сервировку, избегая неразберихи, которая нередко случается во время обеда. Итогом этой работы стало сокращение очередей — время ожидания уменьшилось на треть. Время от раскладки горячей еды в тарелки до начала приема пищи также сократилось — на 45%. Количество тех, кто стал получать в лицее горячее питание, увеличилось на 10% (всего там учатся 1700 человек). В конечном счете именно это — удовлетворенность детей организацией питания — и было главной целью изменений.

«Когда нам предложили поработать над реализацией второго проекта, мы с удовольствием согласились, но выбрали тему, от которой напрямую зависит качество образовательного процесса, — рассказывает Нина Белан, директор лицея. — Проект назывался «Эффективность использования ненормированной части работы учителя». В процессе его разработки совместно со специалистами Росатома мы находили ключевые пути улучшения. В первую очередь это, конечно, электронный документооборот — мы полностью отказались от бумажного журнала и дневников, упростили и перевели большую часть отчетности, которую выполняют педагоги, в автоматический формат».

По итогам реализации проекта нагрузка учителей при выполнении ненормированной части работы (к ней относятся, по сути, все обязанности педагога, кроме самих уроков) сократилась более чем на треть — на 38%. На 50% удалось сократить сроки обработки документов. Соотношение ненормированной работы в пользу нормированной изменилось на 10% — это значит, что за счет сэкономленного времени учителя получили возможность больше внимания уделять работе непосредственно с детьми.

Оптимизации работы с отчетной документацией был посвящен и третий ПСР-проект, реализованный в лицее. В рамках этого проекта все отчетные документы были разбиты на несколько категорий: первая — это документы, которые можно автоматически снимать из уже готовых баз, например отчеты, входящие в АИС «Контингент»; вторая — это отчеты, которые можно стандартизировать, педагоги и администрация могут составлять их по определенным шаблонам; третья — унифицированные отчеты. Для части отчетов были разработаны электронные приложения. В итоге количество типовых отчетов было сокращено на 20%, что высвободило у учителей лицея до 750 человеко-часов в неделю.

Рассказывая о том, как происходит выбор темы ПСР-проекта, Евгений Дорофеев отмечает важность инициативы со стороны учреждения: «Есть проекты, которые инициируются внутри организации ее руководителем: он заявляет, что есть конкретные проблемы и требуется их решить. Например, в Ростовском региональном агентстве поддержки предпринимательства именно директор выбрал основной процесс, который был оптимизирован, — сроки выдачи займов были сокращены в конечном итоге более чем в два раза. В волгодонском лицее № 24 был проведен опрос учащихся, которые высказали пожелание, что нужно улучшить организацию питания. Так же, исходя из опросов, проведенных Агентством стратегических инициатив в Ростовской области, были выбраны четыре жизненные ситуации, наиболее критичные для региона. На каких примерах их отрабатывать с учетом дальнейшего тиражирования, решали управления и министерства региона».

Из четырех тем, выбранных Агентством стратегических инициатив, одна касается трудоустройства, три — медицины: помощи пациентам с онкологическими заболеваниями, медосмотров детей первого года жизни и госпитализации. «Чтобы лечь в больницу для лечения по хирургическому или терапевтическому профилю, пациент должен посетить лечебное учреждение от семи до девяти раз, — объясняет проблему Евгений Дорофеев. — Совместно с медиками мы разрабатываем мероприятия, которые позволят сократить число предварительных визитов к врачам, естественно, без потери качества обслуживания. Цель — сократить как число посещений с девяти до четырех раз, так и максимальное время протекания процесса с 29 до 14 дней».

Для реализации этих ПСР-проектов были выбраны несколько учреждений в разных городах региона — Волгодонске, Таганроге, Шахтах, Батайске и Ростове-на-Дону. При выборе конкретных организаций учитывалась возможность в будущем распространить их опыт на другие. По словам Евгения Дорофеева, Минздрав области «выбирал учреждения, которые потом могут стать примерами для отработки новых ПСР-методов и тиражирования. Кроме того, в качестве пилотных выбираются учреждения, где команды готовы к переменам. Конечно, лучше работать с той организацией, где не только присутствует проблематика, но и руководителю интересно изменить ситуацию, и команда сплоченная».

Специалисты АО «ПСР», имеющие большой опыт работы на предприятиях и стоявшие у истоков внедрения производственной системы, отмечали как одну из наиболее существенных сложностей изначальное недоверие со стороны персонала. Если такая сложность возникала даже на предприятиях атомной отрасли, то можно предположить, что в социальной сфере проблема непонимания может стоять еще острее.

Однако у Евгения Дорофеева есть удивительное наблюдение на этот счет: вовлеченность людей в некоторых коллективах, их понимание необходимости улучшений были чрезвычайно высоки с самого начала. «Есть очень хорошие примеры того, как коллективы изначально являются лидерами изменений, — объясняет он. — У людей была потребность что-то изменить, они искали, как это сделать, и тот факт, что есть такая система, что им помогут, проконсультируют, они восприняли как подарок судьбы. Тут все зависит и от руководителей, бывают самородки, и их довольно много. Например, Ростовское региональное агентство поддержки предпринимательства или детские городские больницы городов Шахты, Ростов-на-Дону — там руководители так заряжены на успех, что дадут фору многим руководителям промышленных предприятий по вовлеченности в процесс улучшений. Собственно, наша основная задача заключается в передаче опыта по совершенствованию процессов людям на местах, в воспитании лидеров улучшений, в создании системы непрерывных улучшений в организации, чтобы люди были увлечены, чтобы им было интересно работать, самим участвовать в развитии компании».

Для людей и для экономики

Конечная цель внедрения ПСР на производстве заключается в достижении ряда эффектов: это повышение безопасности труда, качества продукции, производительности труда, сокращение времени протекания процессов, снижение затрат, вовлечение персонала в процесс непрерывных улучшений, что в итоге положительно сказывается на экономике предприятия. А что во главе угла, если речь идет о социальной сфере, ориентированной прежде всего на удовлетворение потребностей человека, на интересы населения?

«Если ПСР-проект направлен непосредственно на оптимизацию услуги, которую оказывают населению, это работа, в первую очередь, на повышение удовлетворенности граждан, — объясняет Евгений Дорофеев. — Повышается скорость протекания процессов — значит, гражданин может легче, быстрее, проще получить конкретную услугу. И когда этот процесс оптимизируется, естественно, затрагиваются аспекты деятельности тех, кто оказывает услугу. Например, работая с процессом госпитализации, мы сокращали в то же время и трудоемкость работы медиков, совершенствовали эргономику рабочих мест, минимизировали бумажный документооборот и массу других вещей. Такая работа была связана в конечном итоге и с экономическими эффектами».

При этом, отмечает Евгений Дорофеев, в социальной сфере могут быть реализованы и ПСР-проекты, не касающиеся напрямую оказания услуг гражданам: «Например, целью одного из проектов, который внедряется в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Ростовской области, является оптимизация структуры управления. Есть проекты, которые направлены непосредственно на граждан, а есть такие, что работают внутри организации. Но и те, и другие нацелены на повышение эффективности процессов, что в конечном итоге приводит к экономии — ресурсов, времени и средств».