Атом без бюрократов
Не так давно в Росатоме стартовала работа по дебюрократизации. Новые правила и принципы уже действуют в Госкорпорации, а скоро вступят в силу и в дивизионах. О первых результатах проекта рассказал первый заместитель генерального директора Росатома Николай Соломон.
Николай Иосифович, каков повод для объявления войны бюрократии?
Остроту проблемы бюрократии показали исследования вовлеченности и дни информирования – эта тема вошла в топ-3 по количеству негативных отзывов. Когда стали разбраться, чем конкретно люди недовольны, выявили семь направлений, по которым и стали предметно работать.
А можно уже сейчас озвучить предварительные итоги всей программы?
Да, в конце прошлого года мы сделали предварительные замеры. Эти замеры неожиданно даже для нас дали очень высокие результаты. Время на многие процессы в целом сократилось в 10 раз. Это лучше целевых сроков, к которым планировалось прийти. Например, сроки согласования приказов сократились с 59 до 6 рабочих дней, протоколов с 20 до 2, доходных договоров и договоров с единственным поставщиком – до 30 рабочих дней.
Результаты впечатляют. Как удалось достичь их так быстро?
Уверен, что эффект проявился так быстро, потому что логика изменений поставила людей в ситуацию, когда они обязаны участвовать в процессе или будут просто выброшены из него. Например, уже сейчас в ЕОСДО действуетпринцип «согласования по умолчанию»: или ты согласуешь приказ и вносишь в него свои замечания в заданный срок, или это будет сделано по умолчанию без твоего участия. То есть перед сотрудниками теперь поставлены жесткие сроки, в которые они должны сделать ту или иную «бумажную» работу.
По договорам такая же ситуация?
Да, согласование по умолчанию уже действует и для договоров. Кроме того, в мае ЕОСДО позволит собиратьстатистику в автоматическом режиме – можно будет смотреть, сколько документов согласовано вовремя.
Сергей Кириенко в разговоре о бюрократии привел в пример компанию Toyota, где командировка оформляется за 3 часа в отличие от наших 5 дней…
При проведении опросов в Росатоме на командировки никто не жаловался. Во всяком случае, это не та проблема, которая беспокоит сотрудников больше всего. У разных компаний разные приоритеты. Я знаю организацию, которая формирует годовую бухгалтерскую отчетность во втором часу ночи первого января – для их бизнеса это важно. В то же время Газпром объявил о результатах отчетности по МСФО за третий квартал прошлого года чуть ли не вчера. Поэтому если Росатому будет критично отправлять сотрудников в командировки за час, то мы это сделаем. Но сейчас это не приоритет.
Процесс дебюрократизации на сегодня идет в самой госкорпорации. Когда должны подключиться предприятия?
Организациям отрасли рекомендовано адаптировать свой документооборот в соответствии с принципамидебюрократизации в течение 3 месяцев после выхода новых регламентов по договорной деятельности иорганизационно-распорядительной документации в госкорпорации – здесь они вышли в октябре. То естьтеперь дело за предприятиями.
От чего зависит успех дебюрократизации на предприятиях?
Прежде всего от позиции их руководителей. Иногда бывает, что большой руководитель принимает документ, на котором стоит море виз, и даже не задумывается надтем, как это было организовано, сколько времени и ресурсов потрачено на согласование. Некоторых руководителей не смущает то, что протокол, который они подписывают, датирован тремя месяцами назад.
Получается, что борьба с бюрократией – это личная инициатива и личная ответственность каждого руководителя?
Да, конечно. Не существует стандартных решений, специальных служб или людей, которые магическим образомсмогут избавить вас от бюрократии. Госкорпорация начала эту работу первой, мы должны показать, что способныменяться к лучшему. А далее позитивный опыт самой госкорпорации можно тиражировать на предприятиях.
Никакой обязаловки?
Навязать «обязательное применение правил дебюрократизации» звучит мелко по сравнению со стоящими перед каждым конкретным руководителем задачами. Конечно, никакой обязаловки нет. Есть организации, которые с этим справляются быстрее, есть руководители, которые приходят к этому позже.
Какова далее судьба борьбы с бюрократией? Ведь и через год могут возникнуть новые предложения и замечания.
У всего есть свой баланс. Можно улучшаться до бесконечности по выявленным проблемам, а можно поискать другие неэффективные процессы и работать с ними. Скоро будет проведена очередная оценка качества работы обеспечивающих служб госкорпорации. Тех служб, отскорости и качества работы которых во многом зависит скорость операционной деятельности госкорпорации. Этот опрос укажет на какие-то новые недостатки и процессы, от которых люди страдают. Например, ранее процесс оформления пропусков не входил в рамки дебюрократизации. Его просто не было в списке проблем, над которыми нужно работать. Оказалось, что пропустить в здание Росатома человека можно быстрее. Достаточно просто поставить оператору компьютер, в который будут поступать заявки на пропуска. После того как новый процесс будет отработан, проблема вечных очередей в бюро пропусков будет решена.
А куда обращаться сотруднику, который видит, что где-то работа выстроена неэффективно?
Непосредственным адресатом должен быть прямой руководитель. Причем, если твой руководитель не являетсядержателем процесса, который ты хочешь улучшить, он должен поставить задачу перед руководителем, которыйотвечает за этот процесс. В случае, если они не договариваются между собой, проблема адресуется вышестоящему руководству. И так далее по цепочке. Нет специальных служб спасения от бюрократии. Любой сотрудник обязан, не просто может, а обязан, предлагать изменить те вещи, которые он видит неэффективными.
Бюрократия мучает всех и вся. Есть ли позитивные примеры борьбы с бюрократией в других отраслях?
Культура принятия управленческих решений у всех разная. Я, например, работал в Pricewaterhousecoopers, гдепротоколы совещаний практически никогда не подписывались. Более того, если сидя за столом о чем-то устно договорились, и участник совещания не выполнял поручение, то его негласно признавали некомпетентным человеком. А если эта ситуация повторялась вновь, то человеку приходилось покинуть компанию.Подписывать протокол после каждой встречи – это другая крайность. С точки зрения культуры документооборота, нужно признать, что мы плодим больше «официальных» документов, чем нужно. Но Росатом – большая организация и совершенно от этого не избавиться. Для такой ситуации ЕОСДО – одна из самых совершенных систем документооборота, которая придисциплинированности участников процесса дает хороший результат.
