Документальный логофет
Каждый пользователь интернета давно оценил удобство поисковых систем, когда, «погуглив», за пару минут можно найти искомый ответ. Однако специализированную информацию так просто не получить. Чтобы облегчить жизнь сотрудникам отрасли, работающим с нормативными актами, специалисты предприятия «Элерон» создали электронную базу документов «Мониторинг НД», подключившись к которой можно не только быстро отыскать требуемый акт, но и быть в курсе всех изменений в законодательстве в режиме онлайн. Пока в базе собраны документы, связанные с безопасностью, но в дальнейшем в неё могут быть включены нормативы, регулирующие другие сферы деятельности Росатома. О том, что из себя представляет система мониторинга, как она работает и какие возможности даёт пользователям, «Вестнику Атомпрома» рассказал начальник лаборатории разработки информационных систем «Элерона» Сергей Журин.
Когда появилась идея создания системы мониторинга нормативных документов и почему именно «Элерону» поручена реализация этого проекта?
Мы приступили к созданию программы в 2012–2013 годах, тогда же появилась первая локальная версия этой системы. Почему именно «Элерон»? Мы давно занимаемся автоматизацией аналитической работы службы безопасности, ставим различные компьютерные программы, в том числе связанные с документооборотом. В «Элероне» есть специалисты в области разработки нормативной документации, имеющие большой опыт работы.
С 2015 года мы начали собирать все нормативные документы воедино, изначально просто в виде базы данных, которая находилась на локальных компьютерах, установленных на предприятиях. Потом возникла мысль создать централизованную информационную систему. Мы предложили эту идею Росатому, там её рассмотрели и решили, что такая система будет полезна. В течение двух лет мы собрали всю необходимую нормативную базу на центральном сервере и осенью 2017 года запустили пилотный проект, названный нами «Мониторинг НД» (Мониторинг нормативной документации).
А что конкретно из себя представляет «Мониторинг НД»?
Данная система – это сервер, на котором установлена база данных с нормативными документами. Подключившись к ней, можно оперативно узнавать информацию о последних изменениях в нормах и правилах в области защиты информации, а также физической и антитеррористической защиты. На сегодня система содержит порядка 300 документов, имеющих статус нормативных: федеральные документы, региональные, международные, ведомственные, межведомственные, регулирующих органов — Ростехнадзора и Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, документы в области безопасности и охраны. Кроме того, система включает и специализированные тесты для персонала: по оценке знаний нормативных документов, по оценке психологических характеристик персонала. Прочитал документ – проверь свои знания.
Документов много, и необходимый найти не всегда легко. Однако «Мониторинг НД» позволяет сделать это достаточно быстро благодаря адаптированной системе поиска, включающей такие опции, как поиск по направлению: физическая защита или антитеррористическая защищённость; по уровню документа: ведомственный, объектовый, федеральный. Можно искать через организацию, его утвердившую: Госстрой, МВД, МЧС и так далее. По типу документа: инструкция, концепция, методика, нормы, строительные нормы и правила, поручения президента, правительства, распоряжения, приказы, законы РФ. По типу объекта, к которому он относится: пожароопасные объекты, объект, относящийся к Росатому, к топливно-энергетическому комплексу. Можно искать по номеру документа, по его названию, по номеру и дате приказа, по полному или частичному соответствию текста. Например, после набора слова «приказ» или «двери», или «безопасность» система выдаст все документы, содержащие эти слова в его названии. Можно искать по аннотации, если она есть в описании документа. По организациям, разработавшим и утвердившим искомый норматив. Например, разработал «Элерон», а утвердил Росатом, или разработал Центр МЧС, а утвердило МЧС.
Поиск по направлениям: стандартизация, сертификация, эксплуатация, общие требования. Есть даже возможность искать по элементам: планирование работ в области физической защиты, проектирование, связь, ремонт, эксплуатация. Задав условия поиска различной степени сложности, можно найти все необходимые документы за достаточно короткое время.
Какие предприятия имеют доступ к системе мониторинга?
К нашей системе может подключиться любое предприятие в контуре Росатома. Ядерные объекты, управляющие компании, на сегодняшний день уже подключены ТВЭЛ, РосРАО, АРМЗ, блок управления инновациями и другие. Мы можем также подключить напрямую к системе любую дочернюю организацию. Для этого в «Элерон» необходимо прислать соответствующую заявку: «Прошу подключить к системе «Мониторинг НД», обязуемся соблюдать правила информационной безопасности в работе со всеми документами», ну и так далее. На сегодня к системе подключено порядка 20% объектов Росатома, относящихся к ядерной отрасли, и мы рассчитываем, что до конца года их число увеличится до 40%.
Мы, как исполнители, технически можем подключить все объекты отрасли. Вопрос в желании руководства предприятий и их возможности выделить рабочее место и человека, который будет заниматься базой данных.
Параллельно к подключению к центральной системе новых объектов мы также работаем над автоматизацией документооборота внутри самих предприятий. Так, на ОКБМ Африкантова в этом году мы хотим сделать пилотный ПСР-проект по оптимизации работы с документами. Создать сеть внутри предприятия, которая позволит минимизировать документооборот в области физической защиты и освободить столы и шкафы от гор бумаг. Сразу после выхода документ будет появляться в базе ОКБМ, сотрудники смогут видеть этот приказ или норматив и работать с ним в электронном виде.
Какую выгоду даёт предприятию использование системы мониторинга нормативных документов?
Главное преимущество – возможность быстро найти нужную информацию в нормативном поле. Большой плюс «Мониторинг НД» также и в том, что документ моментально доходит до потребителя, не зависает в управляющей компании и доступен через несколько секунд после выхода. Достаточно ввести запрос в поисковую систему. Например, вводим фразу «документ по организации охраны или специфика проектирования системы физической защиты», и система сразу выведет на нужный абзац, на нужный документ или несколько документов. Когда сотрудник работает с документами в бумажном виде, ему нужно искать их в столе, шкафу, куда-то за ними идти, а благодаря нашей системе он может найти требуемые документы за считаные секунды.
Помимо этого существует такое понятие, как ротация персонала, когда специалист увольняется и на его место приходит новый сотрудник, зачастую молодой. Чтобы разобраться в аспектах работы, связанной с нормативными актами, ему нужно учиться, постоянно спрашивать коллег, отвлекая их от работы. А благодаря системе «Мониторинг НД» новичок может быстро и самостоятельно ознакомиться со всеми необходимыми документами. Или у сотрудника возникла необходимость разобраться в специфике защиты информации, а специалистов рядом нет. В этом случае база данных также поможет получить ответы на все вопросы, связанные с нормативными актами в этой сфере.
Можно ли измерить эту оптимизацию в цифрах? Например, сколько времени экономит сотрудник, используя «Мониторинг НД»?
Да, ориентировочно можно. Это экономия затрат на поиск и анализ нормативных документов в бумажном виде. На одного сотрудника и один документ кажется немного: на один документ в среднем 5 часов. Это среднее время, чтобы найти (на полке в отделе, библиотеке или запросить из другой организации), полистать, найти нужную информацию, выписать, сдать документ обратно. А если нужно сравнить несколько документов? Если 5 часов умножить на количество документов, с которыми работает сотрудник в год, скажем 30, то получается рабочий месяц. Для сравнения: работа с нашей базой занимает минимум в 10 раз меньше времени, чем с бумажными версиями.
Может ли «Мониторинг НД» потенциально служить коммерческим товаром? Реально ли, к примеру, установить эту систему на предприятия Роскосмоса?
Абсолютно реально! Мы просто переносим нашу базу данных и клиентские приложения в их локальную сеть и адаптируем под специфику документов космической отрасли: у нас ядерные и критически важные объекты, а в Роскосмосе летательные аппараты, но это просто другая терминология, иные нормативные акты, иные требования к безопасности. Методика поиска остаётся такой же. Также меняются ключевые слова поиска, названия рубрик. Система полностью адаптируется к лингвистике новой среды. Чтобы она стала товаром, нам требуются всего лишь заказчики. Анализ зарубежных аналогов мы не проводили, но на российском рынке схожих продуктов на сегодня нет.
Как вы видите дальнейшее развитие вашего проекта?
Я бы выделил несколько основных направлений развития. Первое – это оборудование системами мониторинга отдельных предприятий в локальном режиме для автоматизации и оптимизации их внутреннего документооборота. Такой путь больше подходит для крупных предприятий и управляющих компаний. Это также позволит упростить доведение приказов до исполнителя как в управляющих компаниях, так и в Росатоме. Мы предлагаем госкорпорации, используя нашу систему, оптимизировать порядок доведения информации до конечного адресата. Так, приказ гендиректора Росатома будет автоматически попадать в базу, а предприятие и лицо, которое обязано контролировать выполнение приказа, будет ставить специальную метку, означающую, что с приказом ознакомлены и приняли его к исполнению. По такой же схеме ТВЭЛ будет доводить свои приказы по своим компаниям, АРМЗ по своим и так далее.
Второе направление – подключение к «Мониторинг НД» новых объектов, входящих в госкорпорацию, а также расширение нормативной базы, вносимой в нашу систему. Департамент нормативно-технического регулирования Росатома предлагает включить в неё документы, не только связанные с безопасностью, но и регулирующие другие сферы деятельности Росатома: добычу урана, обогащение, производство твэлов, строительство АЭС, интегрировав все документы в отрасли в одну базу. Каждая организация будет вести блок документов в своём контуре, адаптировав ключевые слова к лингвистике нормативных актов в своей сфере.
И третье – установка нашей системы на предприятиях других отраслей. Этот продукт можно внедрить без модернизации программной оболочки. Всё, что будет необходимо сделать, так это просто наполнить базу данных документами, относящимися к данной отрасли и адаптировать поисковую систему к языковой семантике её специфики. Поверьте, у нашей системы большие перспективы!
